materi sidang komisi a IPNU IPPNU ranting

RANCANGAN DRAFT KOMISI A

(ORGANISASI DAN ADMINISTRASI)

A.   Pendahuluan

Pada dasarnya keberadaan pedoman kerja kepengurusan setiap organisasi di perlukan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh, merata dan berkesinambungan sehingga implikasinya dapat dirasakan oleh pengurus maupun masyarakat  sekitarnya. IPNU-IPPNU sebagai organisasi kemasyarakatan islam yang lahir, tumbuh dan berkembang di Indonesia berfungsi sebagai  organisasi kader dalam masyarakat dan berperan sebagai organisasi perjuangan yang tujuan organisasinya diarahkan pada terbentuknya putra putri bangsa yang bertaqwa kepada Allah SWT, berilmu, berakhlaq mulia dan berwawasan kebangsaan serta bertanggungjawab atas tegak dan terlaksananya syari’at islam.

Sesuai dengan peraturan dasar (PD), peraturan rumah tangga (PRT) serta pedoman peraturan organisasi dan administrasi (POPA) IPNU-IPPNU arah dan tujuan materi organisasi dan administrasi ini adalah :

a.      Tercipta mekanisme kerja yang praktis, dinamis, efektif, dan efesien dalam lingkungan IPNU-IPPNU ranting Bulung Kulon.

b.      Memberikan petunjuk peraktis kepada pengurus, untuk melaksanakan tanggung jawab sesuai bidang , hak dan kewajiban.

c.      Penataan yang praktis dan efisian dalam administrasi organisasi IPNU-IPPNU ranting Bulung Kulon

B.   Tata kerja IPNU-IPPNU Ranting Bulung Kulon

Dalam upaya mewujudkan tujuan organisasi perlu adanya pemahaman tata kerja dalam IPNU-IPPNU yang dijabarkan sebagai berikut :

·         IPNU IPPNU ranting Bulung Kulon berkedudukan di Desa Bulung Kulon yang daerah kerjanya meliputi seluruh Wilayah Desa Bulung Kulon

·         Susunan Pengurus IPNU IPPNU Ranting Bulung Kulon:

ü  Pelindung             : Pengurus Ranting Nahdlatul Ulama

ü  Dewan Pembina  : Para alumni dan orang yang berjasa dalam IPNU-IPPNU ranting Bulung Kulon

ü  Ketua : mandataris terpilih saat Rapat Anggota

ü  Wakil Ketua I

ü  Wakil Ketua II

ü  Wakil Ketua III

ü  Sekretaris

ü  Wakil Sekretaris I

ü  Wakil Sekretaris II

ü  Wakil Sekretaris III

ü  Bendahara

ü  Wakil Bendahara

ü  Departemen Pengembangan Organisasi

ü  Departemen Kaderisasi

ü  Departemen Pengabdian Lingkungan Masyarakat

ü  Departemen Internal dan Eksternal

Dalam rangka mewujudkan kesinambungan kinerja yang komprehansif dan proposional yang sesuai dengan kondisi ranting yang ada , maka pembagian job deskripsen secara praktis dan prakmatis di atur lebih lanjut di dalam kelengkapan pengurus IPNU-IPPNU ranting Bulung Kulon periode 2013-2015

C.   Struktur Organisasi Pengurus Ipnu-Ippnu Ranting Bulung Kulon

Dalam penyusunan kepengurusan IPNU-IPPNU ranting Bulung Kulon periode 2013-2015 ketua terpilih (ketua formatur) mempunyai hak dan wewenang atas inisiatif sendiri dengan di bantu oleh anggota formatur untuk menyusun kepengurusan dengan struktur organisasi yang mempunyai bidang garapan sebagai berikut :

·               Bidang organisasi

·               Bidang kaderasi

·               Bidang  partisipasi

Dari ketiga bidang garapan tersebut ketua terpilih dengan di bantu sekretaris dan sejumlah wakil ketua serta wakil sekretaris melaksanakan tugasnya sesuai dengan bidang garapan dengan jumlah departemen yang ada.

Sistem departemenisasi harus di pertahankan dalam kepengurusan, karena dengan adanya departemen akan membantu pengoptimalan kerja sesuai bidang. Adapun mengenai jumlah departemen disesuaikan dengan kebutuhan. Dalam hal ini departemen bertugas membantu memudahkan kerja kepengurusan karena job diskriptionnya lebih jelas.

D.   Instansi Pengambilan Keputusan

Setiap keputusan Ranting diputuskan dengan jalan musyawarah yang bersifat organisatoris dan mengikat seluruh anggota IPNU-IPNNU Ranting Bulung Kulon, sehingga setiap keputusan merupakan hasil mufakat bersama. Oleh sebab itu setiap personalia maupun anggota IPNU-IPPNU wajib menjunjung tinggi dan melaksanakanya dengan penuh tanggung jawab.

Berdasarkan prinsip itu maka tata susunan tingkat instansi pengambilan keputusan di tingkat ranting adalah:

a)    Rapat Harian

a.    Rapat harian diikuti oleh pengurus harian dan koordinator setiap departemen.

b.    Rapat harian membahas :

·         Hal-hal yang bersifat rutin;

·         Hal-hal yang bersifat penting dan mendesak;

·         Persiapan materi rapat pleno, rapat pleno paripurna, rapat pimpinan atau rapat pleno gabung;

c.    Rapat ini diadakan setiap 1 minggu sekali.

b)    Rapat Pleno

a.    Rapat pleno diikuti oleh semua pengurus harian, departemen, lembaga dan atau badan.

b.    Rapat pleno membahas :

·         Hal-hal yang bersifat penting dan menyangkut semua unsur organisasi;

·         Hal-hal yang bersifat konsultatif dan koordinatif;

·         Laporan pelaksanaan program kerja antar departemen, lembaga dan badan kepada ketua;

·         Evaluasi kepengurusan dan/atau penyelenggaraan organsiasi secara menyeluruh;

·         Laporan keuangan;

c.    Rapat ini diadakan 1 bulan sekali.

c)    Rapat Pleno Paripurna

a.    Rapat pleno paripurna dihadiri oleh semua anggota kepengurusan (harian, departemen,  lembaga, tim pelaksana (jika ada) dan dewan pembina.

b.    Rapat pleno paripurna membahas :

·         Hal-hal yang bersifat penting dan krusial;

·         Sumbang saran dan pendapat dari dewan pembina;

c.    Rapat ini diadakan setiap 3 bulan sekali

d)    Rapat Pleno Gabungan

a.    Rapat pleno gabungan diselenggarakan bersama organisasi-organisasi lain di lingkungan Nahdlatul Ulama yang setingkat.

b.    Rapat gabungan membahas :

·      Program/kegiatan yang dilaksanakn bersama;

·      Sinergi program kerja;

·      Hal-hal krusial yang harus dibahas bersama;

c.  Rapat ini diadakan sewaktu-waktu.

e)    Rapat Koordinasi Bidang

a. Rapat koordinasi bidang diikuti oleh wakil ketua bidang, wakil sekertaris bidang dan departemen sesuai bidang.

b.    Rapat koordinasi bidang membahas :

·      Progres report dan evaluasi pelaksanaan program bidang yang bersangkutan;

·      Rencana pelaksanaan program pada bidang yang bersangkutan;

·      Berlakunya aturan baru dalam bidang yang bersangkutan.

c.  Rapat ini diadakan kondisional

f)     Rapat Panitia

a. Rapat panitia diselenggarakan oleh panitia pelaksana sesuai dengan penugasan yang diberikan oleh pimpinan.

b.  Rapat panitia membahas berbagai hal teknis penyelenggaraan suatu kegiatan.

c.  Rapat panitia diadakan sesuai kebutuhan kepanitiaan.

g)    Rapat Kerja

a.   Rapat kerja dihadiri oleh semua fungsionaris pengurus Ranting.

b.   Rapat kerja dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam satu semester (6 bulan)

c.   Fungsi dan wewenang rapat kerja  yaitu

·     Menyusun rencana anggaran penerimaan dan pengeluaran untuk seluruh kegiatan pengurus ranting selama satu semester.

·           Mengevaluasi pelaksanaan progam, menyusun jadwal aktifitas rencana kerja untuk satu semester dan menjabarkanya.

E.    Keabsahan Keputusan Rapat

1.    Pengambilan keputusan para seluruh rapat dinyatakan absah apabila memenuhi quorum.

2.    Qourum terpenuhi jika rapat yang bersangkutan dihadiri minimal 2/3 dari jumlah anggota pada tingkat kepengurusan yang bersangkutan.

3.    Apabila tidak memenuhi quorum, maka rapat-rapat dapat ditunda sampai batas waktu tertentu.

F.    Anjangsana (pertemuan rutin mingguan/bulanan/selapanan).

1.    Anjangsana adalah forum pertemuan silaturrahmi antara pengurus dengan anggota dan simpatisan yang didalamnya melakukan kegiatan penguatan ideologi atau wawasan dan tidak diperkenankan mengadakan Rapat Koordinasi dan Konsolidasi Pengurus. Bisa dilakukan dalam bentuk kajian rutin bersama Kyai atau Tokoh dengan tema pembahasan yang aktual. Hal ini bertujuan meningkatkan pemahaman agama yang lebih mendalam atau wawasan kebangsaan yang lebih luas guna terwujudnya kader yang bermutu dan berkualitas.

2.    Anjangsana dapat diadakan secara rutin setiap bulan/selapan sekali dan sebaiknya dilaksanakan berpindah-pindah tempat secara merata di RT/RW (Dukuh) yang ada di seluruh penjuru Desa atau Kelurahan masing-masing dengan harapan dapat terwujud dan terhimpunnya anggota di seluruh penjuru Desa atau Kelurahan, atau dengan kata lain tidak mengelompok/terpusat di salah satu Dukuh saja.

3.    kegiatan Anjangsana ini dapat digunakan sebagai proses identifikasi / proses perekrutan sementara terhadap simpatisan di masing-masing RT/RW (Dukuh) untuk menuju jenjang kaderisasi MAKESTA (Masa Kesetiaan Anggota).

Langkah-langkah sebelum melakukan Anjangsana

1)     Melakukan komunikasi dengan berbagai pihak, tanpa adanya komunikasi niscaya tidak akan dapat berjalan degan baik.

2)     Meminta pengarahan kepada pembina.

3)     Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan seluruh komponen pengurus atau minimal pengurus harian.

4)     Membangun komunikasi dengan pengurus NU / tokoh masyarakat setempat.

5)     Lakukan pendekatan kepada jam’iyah-jam’iyah kepemudaan atau dengan melakukan pendekatan kepada Remaja Masjid yang ada di masing-masing RT/RW (Dukuh) Desa / Kelurahan setempat.

G.   Penyusunan Database

A.  Pengertian

a.      Database adalah kumpulan data organisasi yang tersimpan dan diorganisasikan sehingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah dan efisien.

b.      Tim kerja database adalah tim pelaksana seluruh tahapan pada penyusunan dan pengelolaan database yang terdiri dari tim database nasional, tim database wilayah, tim database cabang, tim database anak cabang, tim database ranting, dan tim database komisariat.

c.      Sistem pengelolaan dan pengolahan data adalah seperangkat metode, pendekatan dan tatacara teknis pengolahan dan pengelolaan data.

d.      Data pengurus adalah data yang berisi informasi dan identitas lengkap pengurus IPNU-IPPNU di semua tingkat kepengurusan.

e.      Data potensi organisasi adalah data yang menampilkan visualisasi potensi organisasi yang dimiliki pada suatu tingkat kepengurusan.

f.       Data statistik organisasi adalah data yang memuat data-data penting organisasi yang setingkat di bawahnya.

g.      Data anggota adalah data yang memuat informasi tentang semua anggota IPNU-IPPNU pada semua tingkat kepengurusan.

h.      Data potensi kader adalah data yang memuat potensi kader IPNU-IPPNU pada suatu tingkat kepengurusan secara menyeluruh.

i.        Data alumni adalah data yang memuat informasi tentang alumni IPNU-IPPNU pada semua tingkat kepengurusan.

j.        Data aset organisasi adalah data yang memuat informasi tentang aset organisasi secara lengkap.

k.      Data administrasi organisasi adalah data yang memuat perangkat dan peralatan administrasi yang dimiliki oleh suatu tingkat kepengurusan IPNU-IPPNU.

l.       Data stakeholder organisasi adalah data yang memuat infomasi tentang para pemangku kepentingan dan jaringan yang dimiliki oleh IPNU-IPPNU di setiap tingkat kepengurusan.

B.  Maksud dan Tujuan

1.    Pedoman Penyusunan Database dimaksudkan sebagai pedoman bagi semua pengurus IPNU-IPPNU di semua tingkatan untuk menyusun, mengorganisir dan mengelola database organisasi secara teratur, managebel, valid dan berdaya guna.

2.    Pedoman Penyusunan Database bertujuan untuk :

a.   Mendukung kinerja organisasi secara umum.

b.   Menjamin penyediaan data yang lengkap, tepat, valid dan dapat dipertanggungjawabkan.

c.   Mengoptimalkan potensi organisasi.

C.  Hal-hal yang perlu diperhatikan

a)      Program penyusunan Database dimulai selambat-lambatnya 4 bulan dari Rapat Anggota sampai dengan batas waktu periodesasi kepengurusan selesai.

b)      Pendataan anggota tidak hanya 1 (satu) kali saja, tetapi kontinue dan terus menerus sesuai dengan perkembangan organisasi.

c)      Untuk memudahkan tata cara penyusunan Database terlebih dahulu dibentuk tim penyusunan database

d)      Proses penyusunan Database lihat Peraturan Pimpinan Pusat Tentang Penyusunan Database.

Ditetapkan di........................................

Tgl .................................... H

...................................  M

Pimpinan Sidang

.............................................. Ketua

.............................................. Sekretaris